Tolketjenester i egenregi – slik gjør de det i Lørenskog

Mål og målgruppe

Målet med tiltaket er å øke kvaliteten på tolketjenestene i kommunene og etterleve kravene i tolkeloven. Tiltaket skal sikre minoritetsspråklige innbyggeres rett til forsvarlig hjelp og tjeneste, men også bidra til at både fagpersoner i kommunene og tolkene blir godt ivaretatt og rustet til sine oppgaver.

Målgruppen er både de minoritetsspråklige innbyggerne i kommunene som trenger hjelp til å forstå og bli forstått, og fagpersonene som skal kommunisere via tolk.

Om tiltaket

Kommunene Lørenskog og Rælingen har helt siden 1984 samarbeidet om å formidle tolketjenester til kommunenes innbyggere. Med Lørenskog kommune som vertskommune og den som praktisk utfører formidlingstjenestene, har de gjennom årene opparbeidet verdifull kompetanse og kunnet vise til gode resultater.

Et ønske om å øke kvaliteten på sine tolketjenester førte i 2022 til at samarbeidsavtalen ble utvidet til også å inkludere kommunene Ullensaker, Nes, Gjerdrum, Nannestad, Hurdal og Eidsvoll.

Tolketjenesten sitter i Lørenskog Hus og herfra administrerer 5 ansatte en database på rundt 250 kvalifiserte tolker og en stadig økende oppdragsmengde (omkring 8 000 oppdrag forventes gjennomført ved årets slutt). Så langt i 2022 er 95 prosent av tolkeoppdragene utført av en kvalifisert tolk, oppført i nasjonalt tolkeregister.

Katrine Amundsen er avdelingsleder og forteller at kvalitet ikke er noe de tar lett på i Lørenskog:

- Vi mener virkelig det med kvalitet. Bruk av kvalifisert tolk, et aktivt forhold til teknologi, tett oppfølging, dialog og veiledning og en innarbeidet tilbakemeldingskultur. Det er hovedtrekkene i vår arbeidsfilosofi og det virker.

Foto: Åsmund Holien Mo / Lørenskog kommune 

Tolketjenesten består av:

• avdelingsleder
• én ansatt med økonomi som hovedansvar
• én ansatt som jobber med å kvalitetssikre avdelingens tjenester ved hjelp av bl.a. statistikk, og utarbeide strategier og tiltak for videre utvikling
• én ansatt som følger opp tolkene og det tolkefaglige
• én hovedformidler, som kvalitetssikrer alle fremmøtebestillinger og følger opp oppdrag hvor det er vanskelig å finne tolk.

To av de ansatte er selv kvalifiserte tolker, noe som bidrar til å gi Tolketjenesten faglige tyngde.

Et gjennomgående element i formidlingsarbeidet er en anbefaling til fagpersoner om å benytte tolking via skjerm i størst mulig grad, såfremt det ikke er omstendigheter ved samtalen som tilsier at fremmøtetolk er nødvendig. Det øker tilgangen på kvalifisert tolk og Tolketjenesten har gode erfaringer med denne tolkeformen. Tolketjenesten arrangerer webinarer og veileder fagpersonene i bruk av tolk over skjerm og kommunene legger til rette for innkjøp av nødvendig utstyr.

Oppfølging, dialog og veiledning står sentralt og Tolketjenesten jobber aktivt med å ansvarliggjøre både tolker og fagpersoner, slik at de sammen bidrar inn i forbedringsprosesser og kan føle seg sett, hørt og ivaretatt.

Foto: Åsmund Holien Mo / Lørenskog kommune 

Oppfølging, dialog og veiledning satt i system

• Jevnlig oppfølging av tolker én til én
• Gruppeveiledning
• Møteplass for tolkene som legger til rette for erfaringsdeling
• Systematisk innhenting av tilbakemeldinger i forbindelse med konkrete tolkeoppdrag

Organisering og samarbeid

Tolketjenesten er administrativt knyttet til Lørenskog kommune, som har arbeidsgiver-, budsjett- og regnskapsansvar for tjenesten. Alle utgifter til tolketjenesten blir fordelt mellom kommunene etter bruk.

Formidlingsverktøyet Proweb Webofficeone har bidratt til effektivisering av tjenestene. Den kommunale instansen som skal bestille tolk, legger selv inn bestillingen direkte i dette verktøyet. Tolketjenesten på sin side, kan legge inn en rekke kriterier for automatisering av tolkeoppdrag. De har implementert en prosess hvor alle telefon- og skjermtolkeoppdrag uten spesielle behov eller omstendigheter, blir automatisk sendt som direkteforespørsel til tolkene i databasen. Tolkene med høyest kvalifisering blir først forespurt.

Tolketjenesten er tilknyttet et nettverk av andre offentlige tolkeformidlere. I tilfeller hvor det er vanskelig å skaffe kvalifisert tolk på et gitt språk, kan nettverket bidra med forslag.

Slik kommer du i gang

• Undersøk hvordan tolkeformidling foregår i nabokommunene i din region. Kanskje har en av disse allerede erfaring med egenregi og ser fordelene i å utvide og inkludere flere kommuner. Eller det viser seg å være flere kommuner som ønsker større kontroll over tolketjenestene sine og er interessert i å samarbeide om å bygge opp en formidlingstjeneste fra bunnen av. I begge tilfeller kan Lørenskogs vertskommune-modell være nyttig å hente inspirasjon fra.
• Det er viktig å starte med å kartlegge behov, muligheter og hva som skal være rammene for samarbeidet.
  • Det bør etableres en dedikert prosjektgruppe på tvers av kommunene og ansettes en prosjektleder som kan koordinere arbeidet.
  • Det er viktig at prosjektgruppen er tilknyttet personer med tolkefaglig kompetanse.
  • Modellen med en vertskommune som står for den administrative driften og flere kommuner som først og fremst bidrar økonomisk krever at man tar stilling til hvilken kommune som har de beste forutsetningene for å være vertskommune.
• Lag egne retningslinjer for bestilling og bruk av tolk. IMDis veileder hjelper deg i gang.
• Finn ut hvilke språk det er behov for tolk på og inngå samarbeidsavtaler med kvalifiserte tolker på disse språkene (tolkeregisteret.no).
  • Ta stilling til hvilke lønns- og arbeidsbetingelser dere kan tilby tolkene. Tolk er et knapphetsgode og lønns- og arbeidsbetingelser har stor betydning for tilgangen på kvalifisert tolk. IMDi anbefaler offentlig salærsats (statsforvalteren.no).

Kontaktinformasjon

Navn: Katrine Amundsen

Stillingstittel: Leder for kommunalt tolkesamarbeid på Romerike

Telefon: 67 93 44 80

E-post: katamu@lorenskog.kommune.no