Konkurransegrunnlag

Konkurransegrunnlaget inneholder alle anskaffelsesdokumentene, med unntak av kunngjøringen og det europeiske egenerklæringsskjemaet. Konkurransegrunnlaget gir informasjon om hvilken prosedyre og hvilke regler som gjelder for gjennomføring av konkurransen, samt tidsfrister. Denne temadelen inneholder informasjon om:

• Kvalifikasjonskrav - krav til leverandørens egnethet.
• Kravspesifikasjonen - krav til tjenesten.
• Kontraktsvilkår - krav som inngår i rammeavtalen.
• Tildelingskriterier - hva som vektlegges ved tildeling av kontrakt.

Beskriv tolkebehovet og formålet med anskaffelsen

I konkurransegrunnlaget beskriver virksomheten formålet med anskaffelsen, og den tjenesten det ønskes tilbud på. Virksomheten må også beskrive tolkebehovet grundig, samt formålet med anskaffelsen. Dette må stå i sammenheng med det virksomheten stiller av krav og de tildelingskriteriene som legges til grunn for evaluering og valg av tilbud.

Hva er formålet med anskaffelsen?

Formålet med anskaffelsen er å få formidlet kvalifisert tolk slik at virksomheten kan yte sine lovpålagte tjenester også ovenfor den delen av befolkningen som ikke behersker tilstrekkelig godt norsk. Flere virksomheter har som formål å øke andelen kvalifiserte tolker fra dagens nivå, til en gitt prosentandel gjennom kontraktsperioden. Bruk av kvalifiser tolk vil også være nødvendig for å innfri kravene i tolkeloven. Les mer om viktigheten av å ha et tydelig og omforent bilde av formålet med anskaffelsen (anskaffelser.no).

Hvem er tolkebrukerne og hva er deres tolkebehov?

Virksomheter er ulike og kan ha svært ulike tolkebehov. Virksomheten bør derfor gi en utfyllende beskrivelse av egne tolkebrukere og innenfor hvilke tjenesteområder det er behov for tolk. Da kan leverandørene gi det tilbudet som best svarer ut virksomhetens behov.

Hva er omfanget?

Omfanget av tolketjenester må komme frem i konkurransegrunnlaget. Virksomheten bør også gi mest mulig informasjon, om for eksempel gjennomsnittlig lengde på tolkeoppdragene, når på døgnet og hvor tolkeoppdragene normalt gjennomføres. Dette vil variere fra en virksomhet til en annen, og avhenger både av sektor og størrelse. Mens noen trenger tolketjenester på dagtid og innenfor et avgrenset geografisk område, som for eksempel der kommunen yter sine tjenester, har andre behov for tolketjenester gjennom hele døgnet, men kanskje kun relatert til noen konkrete tjenesteområder. Det er derfor viktig at virksomheten beskriver dette nøye for leverandørene, slik at disse kan gi tilbud som imøtekommer virksomhetens behov.  

Delkontrakter

Om virksomheten har besluttet å dele opp anskaffelsen i delkontrakter på bakgrunn av språk, geografi, tolkemetoder eller annet, må dette komme tydelig frem i konkurransegrunnlaget.

Nedenfor følger anbefalinger til hva som kan være hensiktsmessig å stille som kvalifikasjonskrav, kontraktskrav og krav i kravspesifikasjonen, samt hvilke tildelingskriterier som egner seg for å evaluere og rangere tilbudene. Virksomheter er forskjellige og har ulikt tolkebehov. Anbefalingene er generelle, og alle rådene vil derfor ikke være relevante for alle virksomheter.

Kvalifikasjonskrav

Virksomheten stiller kvalifikasjonskrav (anskaffelser.no) for å sikre at leverandøren er egnet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene i perioden rammeavtalen gjelder. Kvalifikasjonskravene skal ha tilknytning til og stå i forhold til leveransen.  

Virksomheten kan ha behov for å sikre seg at leverandørene har tilstrekkelig kompetanse, kapasitet eller økonomi til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Dersom verdiberegningen for anskaffelsen viser at anskaffelsen er over EØS-terskel, kan det kun stilles kvalifikasjonskrav relatert til registreringer/autorisasjoner, økonomisk/finansiell kapasitet og tekniske/faglige kvalifikasjoner. Les mer om hvilke kvalifikasjonskrav og hvilke krav til dokumentasjon som virksomheten kan stille på anskaffelser.no.

Kvalifikasjonskravene må stå i forhold til anskaffelsens art, omfang, verdi og kompleksitet. Hva som vil være proporsjonale kvalifikasjonskrav, vil blant annet avhenge av virksomhetens størrelse, sektor og kontekst, samt tolkebehov og omfang. Nedenfor følger noen eksempler på kvalifikasjonskrav som kan være relevante ved anskaffelser av tolketjenester. Den enkelte virksomhet har selv ansvar for å sikre at kvalifikasjonskravene er proporsjonale og i henhold til anskaffelsesregelverket..

Økonomisk og finansiell kapasitet

• Fordi omfanget på tolketjenester vil variere mellom virksomheter, vil kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell kapasitet, være forskjellig for ulike virksomheter. For en mindre kommune vil det antakelig ikke være relevant å stille like høye kvalifikasjonskrav til økonomisk kapasitet, som for en større virksomhet som trenger landsdekkende tolketjenester og i et mye større omfang.
• Leverandørmarkedet for tolketjenester inkluderer både små og store leverandører. Når kvalifikasjonskravene er relevante og proporsjonale i forhold til anskaffelsens verdi og omfang, vil mindre leverandører kunne delta i konkurransen. For må virksomheter og kommuner med et mindre behov, er dette spesielt relevant, da disse kan bidra til at også mindre leverandører kan delta i konkurransen.

Tekniske og faglige kvalifikasjoner

• Tolketjenester består av to tjenester - tolking og formidling. Tolking er et frilansyrke, og tolkene er gjerne tilknyttet flere leverandører Kvalifikasjonskrav relatert til tekniske og faglige kvalifikasjoner, bør derfor ikke stilles til selve tolketjenesten, men til leverandørens kompetanse til å formidle kvalifiserte tolker. Det kan for eksempel stilles kvalifikasjonskrav relatert til kompetanse, og erfaring med formidling av kvalifiserte tolker oppført i Nasjonalt tolkeregister. 
• Dersom virksomheten har behov for å stille kvalifikasjonskrav relatert til faglig kapasitet eller kvalifikasjoner, kan det stilles krav relatert til formidlingstjenesten. Virksomheten kan for eksempel be leverandørene dokumentere dette gjennom antall medarbeidere, oversikt over arbeidsstyrken, eller be om oversikt over antall oppdrag hos kunder av tilsvarende størrelse. Det har ingen hensikt å stille krav til antall tilknyttede kvalifiserte tolker eller be om dokumentasjon på dette, da alle leverandørene potensielt har tilgang til akkurat de samme tolkene i Nasjonalt tolkeregister.

Kvalitetssikring og miljø

• Dersom det er relevant for gjennomføring av kontrakten, kan det stilles krav relatert til kvalitetssikring og miljø (anskaffelser.no)Slike kvalifikasjonskrav må ha tilknytning til og stå i forhold til leveransen. Virksomheten kan for eksempel stille krav til at leverandøren har kvalitetssystem og kvalitetssikringsrutiner som sikrer effektiv og korrekt tolkeformidling gjennom kontraktsperioden.

Kravspesifikasjonen

Virksomheten beskriver sitt behov gjennom spesifikasjonen, og som for andre anskaffelser, vil gjerne flere behovselementer være nødvendig. Behovselementer relatert til kapasitet, tilgjengelighet og kvalitet, vil for mange virksomheter være relevant for å dekke tolkebehovet. Hvilke behovselement som bør beskrives som krav, tildelingskriterium og kontraktsvilkår, avhenger blant annet av konkurransesituasjonen, modenheten i tolkemarkedet og hvor strategisk viktig tolketjenester er for virksomheten.

Som beskrevet i tolkefaglig ABC for innkjøpere, er det flere forhold ved tolkemarkedet, som gjør markedet umodent. Virksomheten bør være bevisst sitt ansvar som oppdragsgiver, og bidra til positiv utvikling og modning av tolkemarkedet. Med en gjennomtenkt bruk av behovselementene som enten krav, tildelingskriterier eller kontraktsvilkår, kan virksomheten bidra positivt.

Under resten av dette temaet gis det konkrete anbefalinger om hva som kan være relevant å sette som kontraktsvilkår, hvilke typer krav som egner seg spesifisert i kravspesifikasjonen og hva man kan evaluere tilbudene på. Hver virksomhet må vurdere dette ut fra egenart og eget tolkebehov.

Generelt om kravspesifikasjoner

Krav, tildelingskriterier og kontraktsvilkår må sees i sammenheng og brukes der det egner seg best ut fra behovsoppnåelse, konkurransesituasjonen og kostnader. Kravspesifikasjonene skal være relevante og proporsjonale, og stå i forhold til formålet med anskaffelsen. Les mer om utarbeidelse av kravspesifikasjoner på anskaffelser.no.

Virksomheten bør vurdere antallet krav og typen krav som stilles til leverandørene, og det bør ikke stilles krav eller kontraktsvilkår som ikke er mulig å følge opp gjennom kontraktsperioden.

• Bruk ressurser på markedsundersøkelser og dialog med tolkemarkedet, som beskrevet under fase 1 av anskaffelsen. Leverandørene vil kunne gi tilbakemeldinger på hva som er unødvendige og fordyrende krav, og hva som er relevante krav. Leverandørene vil også kunne gi tilbakemeldinger på hvordan krav og kriterier bør dokumenteres i tilbudet.
• Som for andre anskaffelser, bør absolutte krav brukes med varsomhet. Virksomheten bør for eksempel unngå for mange absolutte krav som begrenser konkurransen unødig, eller utestenger mindre og nyetablerte leverandører. Les mer om hva du bør vurdere før du velger hvilke krav du skal stille på anskaffelser.no.
• Virksomheten bør vurdere forholdet mellom krav og tildelingskriterier. Hvilke minimumskrav til tolketjenester må oppfylles i tilbudet, og hva kan bidra til økt verdi for virksomheten og egne seg som tildelingskriterier?

Hva kan være hensiktsmessig å spesifisere i kravspesifikasjonen og hvorfor?

Enkelte virksomheter stiller for mange og urealistiske krav i kravspesifikasjonen. Virksomheten bør derfor tenke grundig gjennom eget tolkebehov og omfang, og stille krav som ivaretar både tolkebehovet og formålet med anskaffelsen.

Virksomheten bør vurdere om enkelte krav kan settes som kontraktsvilkår i rammeavtalen. Da minsker antallet krav som leverandøren må dokumentere i sitt tilbud, og oppdragsgiver får en enklere og mer oversiktlig oppgave ved gjennomgang og evaluering av tilbudene. Dette vil lette arbeidsbyrden for både leverandør og oppdragsgiver, uten at kvaliteten på tjenestene reduseres.

I utforming av kravspesifikasjonen er det viktig å huske på at anskaffelse av tolketjenester består av to tjenester – tolking og formidling. Virksomheten må stille krav til begge disse tjenestene, men tenke gjennom hvor i konkurransegrunnlaget den stiller hvilke krav:  

Krav til tolketjenesten som kontraktsvilkår

Tolker er frilansere og er ikke faste ansatte hos tolkeformidlere. Leverandørene konkurrerer dermed om de samme tolkene. Det gir derfor liten verdi å stille krav til tolken i kravspesifikasjonen da leverandør i realiteten har liten innflytelse på den enkelte tolk. Krav relatert til tolken, kan være mer hensiktsmessig som kontraktsvilkår. Da blir leverandør holdt ansvarlig for at tolken etterlever kravene.

Krav til formidlingstjenesten som evalueringskrav

Det er formidlingstjenesten leverandørene i realiteten har kontroll over og kan konkurrere på. Det er også formidlingstjenesten oppdragsgiver har reell mulighet til evaluere og skille tilbudene på. Virksomheten bør derfor stille krav i kravspesifikasjonen relatert til formidlingstjenesten.  

Relevante og målbare krav

Virksomheten må stille krav som er mulige å følge opp gjennom kontraktsperioden. Det kan for eksempel være relevant å stille krav til at det skal leveres en gitt andel kvalifiserte tolker totalt sett. Et annet eksempel er krav til at det kun skal formidles kvalifiserte tolker i de språkene, som i henhold til IMDis årlige målinger av offentlige organers bruk av tolk, Tolkemonitor, har størst dekningsgrad. Begge disse kravene er relevante og målbare, og kan følges opp gjennom statistikk og statusmøter. Les mer om oppfølging av kontraktsvilkår i fase 3, kontraktsoppfølging.

Tolkens arbeidsvilkår og organisering av tolketjenesten

Som oppdragsgiver kan virksomheten gjennom utforming av konkurransen, bidra til gode arbeidsforhold og lønnsvilkår for tolkene. Les mer om hvordan sikre kvalifiserte tolker minimumslønn under temaet prisstrategi og prismodell.

Virksomheten kan stille krav til at leverandørene tilrettelegger for gode arbeidsforhold for tolkene. Det kan for eksempel stilles krav til at tolkeformidlerne tilrettelegger tolketjenestene på en slik måte, at tolken i størst mulig grad får påfølgende oppdrag hos samme tolkebruker eller tjenestested, eller at tolken får halve eller hele dager med oppdrag på samme lokasjon. Dette vil være god ressursutnyttelse av tolkens kapasitet. Denne typen krav vil medvirke til bedre arbeidsvilkår for de kvalifiserte tolkene, og bidra til å redusere uønsket deltid.

Krav til tolkens arbeidsforhold kan spesifiseres i kravspesifikasjonen eller brukes som evalueringskrav, når dette er relevant og har tilknytning til leveransen. Slik kan offentlig sektor bidra til en positiv utvikling for kvalifiserte tolker som yrkesprofesjon. Denne typen krav er mindre egnet som kvalifikasjonskrav, og anskaffelser over EØS-terskel setter begrensninger til både type kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kan stilles (anskaffelser.no).

Andre områder som kan spesifiseres i kravspesifikasjonen

• Behov relatert til et webbasert bestillingssystem av tolk.
• Interne rutiner for hvordan leverandør ivaretar og påser at tolken etterlever retningslinjer for god tolkeskikk og taushetsplikt.
• Interne rutiner og system for avviksregistering og -håndtering, herunder rutiner for varsling til IMDi om tolker som bryter tolkelovens krav til tolker.
• Interne rutiner for hvordan leverandør gjennomfører habilitetssjekk.
• Andelen kvalifiserte tolker leverandør kan formidle.

Dersom virksomheten har spesifikke tekniske krav relatert til skjermtolking eller behov for kundeservice 24/7, kan dette også stilles som krav i kravspesifikasjonen.

Kontraktsvilkår

Det finnes ikke fremforhandlede og balanserte kontraktstandarder for tolketjenester. Mange virksomheter benytter derfor egne standardiserte rammeavtaler. Det anbefales å tilpasse rammeavtalen til tolketjenester, eller forsikre seg om at det er samsvar mellom rammeavtalen og kravspesifikasjonen, da rammeavtalen alltid vil ha forrang.

Som med kvalifikasjonskravene, skal kontraktsvilkårene være relevante og proporsjonale. Hver virksomhet må derfor vurdere hvilke kontraktsvilkår den bør sette, og påse at disse har tilknytning til og står i forhold til leveransen.

• Kontraktsvilkår er egnet til å regulere gjennomføringen av leveransen (anskaffelser.no) og risikofordeling.
• Kontraktsvilkårene skal ikke evalueres, i motsetning til tildelingskriterier.
• Leverandørene trenger ikke oppfylle kontraktsvilkårene for å kunne levere tilbud, men forplikter seg til å gjennomføre kontraktsvilkårene oppført i kontrakten.

Øke andelen kvalifisert tolk gjennom avtaleperioden

• Rammeavtalen kan inneholde en forpliktelse til endring i løpet av kontraktsperioden. Dette legges inn som endringsklausuler (anskaffelser.no) i rammeavtalen, og må formidles i konkurransegrunnlaget. Virksomheten kan forplikte leverandøren til å øke andelen kvalifiserte tolker med en viss prosentandel i løpet av rammeavtalen. Et slikt krav kan være spesielt relevant å stille for språk, hvor dekningsgraden øker i løpet av kontraktsperioden. Fordi tolkemarkedet anses som umodent, kan slike kontraktsvilkår egne seg for å få til endring gjennom kontraktsperioden. 
• Virksomheten kan også sette dette som evalueringskrav og be leverandørene redegjøre for hvordan de skal jobbe for å øke andelen kvalifiserte tolker gjennom kontraktsperioden. Her kan det være leverandører med gode og realistiske planer, og som redegjør godt for hvordan dere kan samarbeide om å øke andelen kvalifiserte tolker.

Hvilke typer krav egner seg som kontraktsvilkår og hvorfor?

Det kan være hensiktsmessig å sette enkelte typer krav som kontraktsvilkår i rammeavtalen, og slik spisse den standardiserte rammeavtalen til tolketjenester. Ved å bruke kontraktsvilkår fremfor å spesifisere alt i kravspesifikasjonen, vil det bli enklere å sammenlikne tilbudene.

Fordi leverandørene i stor grad opererer med de samme tolkene, vil det ikke være hensiktsmessig å sammenlikne og evaluere tilbudene på bakgrunn av krav relatert til tolkene som tilbys. Virksomheten vil ha behov for at krav til tolken følges opp gjennom kontraktsperioden, og å holde kontraktsparten ansvarlig. Under er eksempler på krav til tolken, som virksomheten kan stille som kontraktskrav:

• At tolken følger krav til tolker i tolkeloven og forskrift (lovdata.no).
• At tolker har synlig tolkebevis.
• At tolken er egnet til oppdraget.
• Generelle krav til tolken.

Krav til tolkespråk

Leverandørene har i stor grad tilgang på de samme tolkene, og vil derfor stort sett tilby de samme språkene. Språk virksomheten har behov for kvalifiserte tolker i, bør derfor beskrives i konkurransegrunnlaget og eventuelt legges inn som kontraktsvilkår i rammeavtalen.

Krav til leverandørene

Krav til tekniske rammebetingelser og omgivelser ved fjerntolking kan settes som kontraktsvilkår. Det kan også stilles krav om at leverandøren etterlever forvaltningslovens regler om habilitet og taushetsplikt. Dette ansvarliggjør leverandøren og legger til rette for gode rutiner og god praksis.

Andre krav som kan settes som kontraktsvilkår

• Rapportering, statistikk, oppfølging, avvikshåndtering og revisjon.
• Bestillingsrutiner, avbestilling og endring.
• Kundeservice.
• Opplæring i bestillingssystem for tolkebrukere og bestillere.

Tildelingskriterier og evalueringskrav

Et tildelingskriterium må være målbart og forstås på samme måte av leverandørene. Det er viktig å utforme kriteriene slik at virksomheten kan velge det tilbudet som ivaretar virksomhetens tolkebehov og formålet med anskaffelsen på best mulige måte.

Når virksomheten skal utforme tildelingskriteriene, bør oppdragsgiver tenke gjennom hvilke kriterier som gir merverdi. Virksomheten må kunne evaluere og rangere tilbudene på bakgrunn av tildelingskriteriene, samt følge opp evalueringskravene gjennom kontraktsperioden.

Tildelingskriteriene sender et tydelig signal til leverandørene om hva virksomheten vektlegger ved evalueringen av tilbudene. Gjennom markedsdialog og undersøkelser før kunngjøring, kan virksomheten få tilbakemeldinger på om planlagte tildelingskriterier vil gi merverdi utover minimumskravene, og om de er egnet til å evaluere og rangere tilbudene etter. Les mer under fase 1, avklare behov og forberede konkurransen.

Les mer om utforming av tildelingskriterier på anskaffelser.no.

De fleste virksomheter som anskaffer tolketjenester bruker tildelingskriterier som inneholder både kvalitative kriterier og laveste pris eller laveste kostnad. For anskaffelser over EØS-terskel, betyr det at de velger tilbud basert på det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet. For å sikre gode arbeidsvilkår bør virksomheten vekte kvalitet vesentlig høyere enn pris. Les mer i temadelen prisstrategi og prismodell.

Hva kan det være hensiktsmessig å evaluere tilbudene på og hvorfor?

Det er en gjennomgående utfordring at oppdragsgivere ikke har nok kunnskap om tolkemarkedet og tolketjenester til å sette evalueringskrav og tildelingskriterier som tilrettelegger for korrekt evaluering og rangering av tilbudene.

• Bruk evalueringskravene til å evaluere formidlingstjenesten. Leverandørene konkurrerer i realiteten kun på formidlingstjenesten, bestillingssystemet og prisen. Dersom virksomheten bruker fastpris til tolken, vil det være administrasjonshonoraret og kvaliteten på formidlingstjenesten leverandørene konkurrerer på. Les mer under temaet prisstrategi og prismodell.
• Virksomheten kan for eksempel evaluere erfaring og kompetanse med tolkeformidling, og vekte dette som et av flere evalueringskrav under tildelingskriteriet kvalitet. Dette er tillatt i henhold til anskaffelsesregelverket under forutsetning av at den tilbudte kompetansen og erfaringen har betydning for kvaliteten på det som skal utføres. Les mer om kompetanse som tildelingskriterium på anskaffelser.no
• Det gir kun verdi å evaluere tilbudene på bakgrunn av kompetansen til tolkeformidlerne, ikke kompetansen til tolkene.
• Referanseoppdrag, som for eksempel at leverandøren har formidlet tolketjenester til liknende virksomhet av samme størrelse og omfang, kan være relevant å sette som evalueringskrav. Noen virksomheter velger å bruke dette som kvalifikasjonskrav.
• Det stilles ofte evalueringskrav relatert til tolkene og tolketjenestene, som i praksis medfører at tilbudene blir vanskelige å vurdere og at leverandører scorer likt. Denne typen evalueringskrav er derfor ikke egnet til å vise reell merverdi eller rangere tilbudene.

Leverandørenes bestillingssystem

Be om dokumentasjon på funksjonalitet og brukervennlighet gjennom skjermdumper og beskrivelser. Virksomheten kan be om en testbruker for å vurdere brukervennligheten og funksjonalitet. Som ledd i evalueringsfasen finner mange innkjøpere det svært nyttig å få leverandørenes bestillingssystemer demonstrert. Dette må i så fall oppdragsgiver informere om i konkurransegrunnlaget.

Implementeringsplan og opplæring

Be leverandørene redegjøre for opplæring og implementering av bestillingssystemet. Her kan noen av leverandørene skille seg ut ved at de har en god implementeringsplan og gode brukerveiledninger. Dette kan gi merverdi for virksomheten i form av færre avvik, og enklere implementering og bruk av rammeavtalen.

Tolkens arbeidsvilkår og organisering av tolketjenesten

For å sikre god utnyttelse av tolkens kapasitet og hindre ufrivillig deltid, kan det være relevant å evaluere leverandørene ut fra hvor godt de tilrettelegger og koordinerer tolkeoppdrag for den enkelte tolk. Ved å stille denne typen evalueringskrav, vil virksomheten bidra til å bedre arbeidsforholdene for kvalifiserte tolker, samt bidra til at disse får en arbeidshverdag med flere oppdrag og mer forutsigbarhet. Dette kan igjen bidra til at flere kan leve av yrket sitt.

Virksomheten kan også stille evalueringskrav der de ber leverandørene redegjøre for hvordan de jobber for å bedre arbeidsvilkårene for tolken. Ved å stille denne typen evalueringskrav, tar oppdragsgiver ansvar for å skape bedre arbeidsvilkår, og leverandørene forstår at dette vektlegges ved tildeling av kontrakt.

Andre områder å evaluere leverandørene på:

• Leverandørenes avvikssystem og brukervennligheten av dette.
• Tilgang på statistikk i leverandørens bestillingsløsning.
• Leverandørenes interne rutiner for oppfølging og ivaretakelse av kravene til god tolkeskikk. Har for eksempel leverandør gode rutiner eller tekniske løsninger for habilitetssjekk?

Dersom virksomheten har spesifikke tekniske krav til skjermtolking eller kundeservice, er dette også områder det er relevant å evaluere tilbudene på.

Evaluering og evalueringsmodeller

Se anskaffelser.no for en beskrivelse av ulike evalueringsmodeller og hvordan virksomheten kan bruke modellene til å sammenlikne og vekte tildelingskriteriene i tilbudene som skal vurderes.