Konkurransegjennomføring

En god gjennomføring av konkurransen vil bidra til en vellykket avtale. DFØ sin prosessmodell deler konkurransegjennomføringen i to deler:

1. Kunngjøre konkurransen
2. Velge tilbud og inngå avtale

Gjengitt med tillatelse fra DFØ. Figuren illustrerer tid, påvirkning og kostnader gjennom fasene i anskaffelsesprosessen. 

Denne delen av veilederen gir råd om hva virksomheten bør vurdere under konkurransegjennomføringen. Veilederen trekker kun frem det som er relevant og spesielt ved anskaffelser av tolketjenester, og henviser til DFØ sin prosessmodell for en fullstendig oversikt over alle aktiviteter som kan være relevante under konkurransegjennomføringen. Som ved DFØ sin prosessmodell, vil ikke alle aktiviteter som beskrives i fase 2 av veilederen, være relevante for alle virksomheter som skal anskaffe tolketjenester.  

Bruk det tverrfaglige anskaffelsesteamet  

Bruk DFØ sin liste over roller og ansvar for fase 2, og vurder hvordan virksomheten best bruker kompetansen i det tverrfaglige anskaffelsesteamet i konkurransegjennomføringen. Tenk blant annet gjennom hvem i anskaffelsesteamet som har riktig kompetanse til å vurdere om et krav er innfridd, og til å evaluere tilbudene. Til flere av disse vurderingene, vil virksomheten ha behov for å støtte seg på dem som har tolkefaglig kompetanse.   

1. Kunngjøre konkurransen

• Svare på spørsmål fra leverandører
  • Som for andre anskaffelser, vil det varierer om det kommer inn mange spørsmål fra leverandørene eller ikke. Virksomheter som har foretatt grundige markedsundersøkelser og hatt dialog med markedet før kunngjøring av anskaffelsen, opplever antakelig færre avklaringer og spørsmål.
  • Ved spørsmål kan det være behov for å diskutere disse i det tverrfaglige teamet. Enkelte av spørsmålene kan kreve tolkefaglig innsikt. 

2. Velge tilbud og inngå avtale

• Evaluere tilbud
  • En god evaluering som gjør at virksomheten finner det beste tilbudet, avhenger av at virksomheten har satt riktige og presise tildelingskriterier, organisert evalueringsprosessen på en god måte og valgt en egnet evalueringsmodell.
  • Bruk det tverrfaglige teamet, og spesielt de med tolkefaglig kompetanse eller erfaring med tolkebruk, aktivt i evaluering av tilbudene.
  • Som beskrevet under temaet konkurransegrunnlag, vil leverandørenes bestillingssystemer kunne være et område der det er mulig å skille leverandørene og der virksomheten kan stille krav som egner seg til evaluering. Mange har derfor nytte av å få en demonstrasjon av leverandørenes bestillingssystemer. Anskaffelsesregelverket setter regler for dialog og forhandlinger.  Dette må i så fall informeres om i konkurransegrunnlaget og være i henhold til anskaffelsesregelverket.  
• Evaluere konkurransen
  • Det er først når leverandørenes tilbud er lest, at virksomheten vil se hvordan kravene treffer og hvor godt egnet tildelingskriteriene var til å evaluere og rangere tilbudene. Når konkurransen er ferdigstilt og virksomheten skal evaluere anskaffelsesprosessen, bør den derfor tenke gjennom følgende:
    • Ble det satt av nok ressurser til å vurdere virksomhetens tolkebehov?
    • Hadde virksomheten tilstrekkelig innsikt og kunnskap om tolkebruk, tolketjenester og tolkemarkedet?
    • Ble virksomhetens tolkebrukere tilstrekkelig involvert og til riktige tidspunkt?
    • Ble det stilt riktige krav og var evalueringskravene egnet til å evaluere tilbudene?
    • Var tildelingskriteriene egnet til å finne det tilbudet som var best egnet til å dekke virksomheten behov?