Avklare behov og forberede konkurransen

Sist oppdatert: 4. april 2023

Vurdering av virksomhetens tolkebehov og forankring hos ledelsen, er viktig for å lykkes med anskaffelser av tolketjenester. Det er gjennom grundig behovskartlegging og forberedelse, at virksomheten kan tilrettelegge for en god konkurranse og gjøre en anskaffelse som treffer virksomhetens behov. Videre er innsikt i tolkemarkedet en forutsetning for å kunne gjøre en god anskaffelse av tolketjenester. Det anbefales derfor å lese tolkefaglig ABC for innkjøpere før arbeidet med anskaffelsen påbegynnes.

Generelt om fase 1

DFØ deler den første fasen, avklare behov og forberede konkurransen, i tre deler;

Avklare behov
Lage konkurransestrategi
Forberede konkurransen

Som figuren under viser, er påvirkningsmuligheten størst i den første fasen av anskaffelsesprosessen. Virksomheten bør derfor investere tid til å få god innsikt i eget tolkebehov, sette seg inn i tolkemarkedet, samt til å forberede konkurransen.

Gjengitt med tillatelse fra DFØ. Figuren illustrerer tid, påvirkning og kostnader gjennom fasene i anskaffelsesprosessen.

I denne delen av veilederen, gis det råd og eksempler på hva virksomheten bør vurdere i den første fasen av anskaffelsen. Veilederen trekker kun frem det som er relevant og spesielt ved anskaffelser av tolketjenester, og henviser til DFØ sin prosessmodell for en fullstendig oversikt over alle aktiviteter som kan være relevante under fase 1 av anskaffelsen (anskaffelser.no). Som ved DFØ sin prosessmodell, vil ikke alle aktiviteter som beskrives i denne veilederen, være relevante for alle virksomheter.

Etabler et tverrfaglig anskaffelsesteam (TAT)

Bruk DFØ sin liste over roller og ansvar i forberedelsesfasen (anskaffelser.no), og vurder hvordan virksomheten best setter sammen en tverrfaglig prosjektgruppe for anskaffelsen. Tenk gjennom hvem i virksomheten som bør involveres for å avklare virksomhetens tolkebehov og for å forberede konkurransen.

Avklar Budsjetteier/Avtaleeier. Eierskap og forankring er viktige suksesskriterier ved alle anskaffelser. Ved anskaffelser av tolketjenester, kan det erfaringsmessig være utfordrende å plassere eierskapet i organisasjonen, samt å sikre god forankring hos ledelsen. Det er viktig å avklare hvem som skal eie avtalen for tolketjenester, og at eier involveres allerede ved planlegging av anskaffelsen.
Avklar hvem som skal implementere og forvalte avtalen. De som skal implementere og forvalte avtalen må involveres allerede ved oppstart.
Involver virksomhetens tolkebrukere aktivt. Hvem blir brukerne av rammeavtalen for tolketjenester? Er det en sammensatt eller homogen gruppe? Et viktig formål med anskaffelsen, vil være å møte de ulike tolkebrukernes behov. For å sikre god forståelse av brukernes behov, bør disse være representert i anskaffelsesteamet.
Tenk også gjennom om virksomheten har fagpersoner med kompetanse, erfaring eller god innsikt i tolkebruk, som kan trekkes inn som ressurspersoner ved behov.

For noen virksomheter kan det være hensiktsmessig å gå sammen med andre oppdragsgivere om anskaffelsen, dersom en har relativt likt behov for tolketjenester. Dette kan for eksempel være relevant for kommuner i en region.

1. Avklare behov

Formålet med denne delen av DFØ sin prosessmodell, er å avklare om virksomhetens behov skal dekkes gjennom en anskaffelse, ivareta eventuelle føringer for en anskaffelse, samt å sikre et mandat for et videre anskaffelsesprosjekt. Beslutningen om at tolkebehovet skal dekkes gjennom en anskaffelse, er antakelig allerede tatt når innkjøperen eller andre i anskaffelsesteamet begynner å lese denne veilederen. Flere av aktivitetene som omtales i DFØ sin prosessmodell under vurdere behov (anskaffelser.no), kan likevel være hensiktsmessig å gjennomføre, for eksempel:

Utfordringen: Hvilke utfordringer har virksomheten med tolketjenester i dag? Dette er relevant når virksomheten senere skal formulere behov og formål med anskaffelsen. Flere virksomheter opplever for eksempel utfordringer med å få levert kvalifiserte tolker, selv om det er stilt krav til dette i dagens rammeavtale og tolkeloven. Vurder også om det kan være relevant å innhente statistikk på tolkebruken fra leverandør eller dagens bestillingsløsning. Dette kan gi et bilde på antall leverandører virksomheten kjøper tolketjenester fra, hvor mye tolketjenester som kjøpes og hvilke brukere som kjøper tolketjenester. Offentlige organer som jevnlig bruker tolk skal i henhold til tolkelovens § 9 lage egne retningslinjer for bestilling og bruk av tolk. Her finner du veiledende informasjon om hvordan dette kan gjøres i praksis
Rammevilkår: Er det interne eller eksterne føringer som må hensyntas? Er det for eksempel økonomiske rammer i tildelingsbrev, eller strategiske føringer fra ledelsen relatert til tolketjenester, som må hensyntas?
Formålet: Hva er virksomhetens formål med å anskaffe tolketjenester? En god formålsbeskrivelse vil tydeliggjøre både resultatet og effekten virksomheten ønsker å oppnå, og gjøre det enklere å beskrive tolkebehovet som skal dekkes gjennom anskaffelsen. Formålet med anskaffelsen legger premisser for både spesifikasjon, tildelingskriterier og kontraktskrav. For mange virksomheter vil formålet være å effektivt få formidlet kvalifiserte tolker slik at virksomheten kan sikre god kvalitet i tolkingen og sine lovpålagte tjenester.
Markedsundersøkelser: hvordan er konkurransesituasjonen i tolkemarkedet, og kan markedet levere tolketjenester som dekker virksomhetens tolkebehov?

Om det ikke allerede er etablert et mandat for anskaffelsen (anskaffelser.no) av tolketjenester, bør dette etableres.

2. Lage konkurransestrategi

Konkurransestrategi er en plan med valgte virkemidler for å skape best mulig konkurranse. Konkurransestrategien inngår i kontraktstrategien, som er den helhetlige planen for hvordan virksomheten skal gjennomføre anskaffelsen av tolketjenester.

Innkjøper bør sette seg godt inn i tolkemarkedet, ved å lese tolkefaglig ABC for innkjøpere. Den gir viktig bakgrunnsinformasjon om tjenestene og hvordan tolkemarkedet fungerer.
Ved anskaffelser av tolketjenester, er valg av prisstrategi og prismodell et svært relevant aspekt ved konkurransestrategien, les mer under prismodell og prisstrategi.
- Tolketjenester er ikke tariffregulert.
- Høyt kvalifiserte tolker er i mange språk svært ettertraktede og konkurransen om disse tolkene er derfor høy.
Virksomheten følger DFØ sin prosessmodell ved utarbeidelse av både kontraktstrategi og konkurransestrategien (anskaffelser.no). Veilederen trekker her frem det som er spesielt og relevant ved utarbeidelse av konkurransestrategien ved anskaffelser av tolketjenester.
De fleste virksomheter har et repetitivt tolkebehov, som innebærer at de har behov for å bestille tolketjenester mange ganger i løpet av avtaleperioden. For mange virksomheter er det derfor hensiktsmessig å inngå rammeavtale med en eller flere leverandører av formidlingstjenester.

Kartlegg virksomhetens tolkebehov

Virksomheten trenger innsikt i eget tolkebehov for å kunne anskaffe tolketjenester. Informasjon om i hvilke språk, tjenester og type samtaler det er behov for tolketjenester, samt omfanget av dette, er verdifull innsikt for å kunne beskrive virksomhetens behov i konkurransegrunnlaget.

Her er tips til hvordan virksomheten kan gå frem for å få oversikt over eget tolkebehov:

a) Dersom virksomheten har en rammeavtale på tolketjenester, der kontraktsperioden snart utløper, gjør en grundig evaluering:

Hva fungerer bra og hva fungerer mindre bra med nåværende rammeavtale?
Har det tidligere vært spesifikke utfordringer knyttet til tolkebruk eller leverandører? Forsøk i så fall å ta høyde for dette i den nye anskaffelsen.
Hvis virksomheten ikke allerede har, be om statistikk fra nåværende leverandør og få oversikt over følgende:
- Hvilke tolkespråk som er aktuelle, og i hvilket omfang
- Hvilke tjenester og type samtaler det brukes tolk i, og i hvilket omfang
- Tidspunkt/når det brukes tolk og varighet på oppdragene
- Fordeling av oppdrag på tolkemetoder: telefon/skjerm/oppmøte
- I hvilken grad det er levert kvalifisert tolk og i hvilke kategorier. Hvis andelen er lav, be leverandør redegjøre for hvorfor, slik at virksomheten kan finne løsninger for dette i den nye anskaffelsen.

b) Dersom virksomheten ikke har en rammeavtale fra før:

Be økonomiavdelingen om oversikt over førte utgifter på tolketjenester og navn på leverandører. Ta kontakt med leverandører og be om statistikk på det de har levert til virksomheten.
Det kan også være nyttig å se på nasjonale data på tolkebruk, som du finner under IMDis rapportsider.
Virksomheten kan også gjennomføre en egen kartlegging. Denne tilpasses størrelsen på virksomheten. Er den liten er det kanskje tilstrekkelig å sende ut noen spørsmål på e-post til relevante avdelinger, mens i en større virksomhet kan det være aktuelt med en mer omfattende kartlegging gjennom bruk av survey-verktøy.
Er det andre virksomheter det er naturlig å sammenligne seg med når det gjelder tolkebehov, på grunn av størrelse, geografisk plassering, eller liknende tjenester? Søk på Doffin, ta kontakt med saksbehandler og avklar om andre kan ha relevante data som kan være nyttige når dere vurderer tolkebehov og spesielt omfang.

Kartlegging og analyse av tolkemarkedet og leverandørene

Før kunngjøring av anskaffelsen er det stort handlingsrom for dialog. Både virksomheten og leverandørene er tjent med dialog som fører til forbedringer i anskaffelsesdokumentene. Etter kunngjøring, styres reglene for dialog av anskaffelsesregelverket, og er avhengig av om det er anskaffelsesforskriftens del 2 eller 3 som følges, samt hvilken anskaffelsesprosedyre som er valgt for anskaffelsen.
Det er ulike måter å gjennomføre markedsdialog på og regler for dialog med markedet (anskaffelser.no). Virksomheten skreddersyr informasjonsinnhentingen ut fra eget tolkebehov.
Når virksomheten har bekreftet formålet med anskaffelsen og fått innsikt i eget tolkebehov, kan det være aktuelt med dialog med hovedaktørene - tolker og tolkeformidlere. Det kan være nyttig å få innspill på hvordan virksomhetens tolkebehov kan imøtekommes, samt hva som er realistiske krav og forventninger.

«Ved å ha dialog med markedet vil du få kunnskap om kravene er mulig å oppfylle, om de er mulig å dokumentere, om de er fordyrende, om de er konkurransebegrensende eller om de rett og slett medfører at leverandørene ikke kan levere inn det beste løsningsforslag på ditt behov.» kilde: DFØ

Verken leverandører eller tolker har organisasjoner som fullt ut representerer dem.
- For dialog med tolker kan interesseorganisasjonen være aktuelle å kontakte.
- På leverandørsiden er det en organisasjon, NHO Handel og Service, som har bransjeansvar, men kun for et par av leverandørene.
Vurder om det kan være hensiktsmessig å ha dialog med andre virksomheter som har anskaffet tolketjenester. Doffin er en kilde til å finne andre virksomheter med tilsvarende tolkebehov. De kan dele verdifulle erfaringer om hvordan det fungerte å anskaffe tolketjenester og hvordan de opplevde tolkemarkedet. De kan gi gode innspill til hvordan virksomheten kan legge opp anskaffelsesprosessen, og hva som kan være lurt å tenke på allerede i forberedelsen av konkurransen.

Vurdere risiko

Det henvises til DFØ sine sider for en grundig gjennomgang av hvordan virksomheten kan håndtere risikostyring gjennom anskaffelsen (anskaffelser.no). Avhengig av virksomhetens kontekst og tolkebehov, kan det være relevant å vurdere følgende ved anskaffelser av tolketjenester:

Kan begrensninger i virksomhetens kunnskap om tolkebruk og tolkemarkedet medføre risiko under anskaffelsen eller i kontraktsperioden?
Er det risiko relatert til manglende innsikt i eget tolkebehov, som for eksempel begrenset datagrunnlag for å estimere omfanget av tolketjenester?
Er det relevant for virksomheten å vurdere risikoen relatert til omdømme og samfunnsansvar, på grunn av forhold beskrevet i tolkefaglig ABC for innkjøpere?
Er det forhold relatert til tolkebrukeren og sluttbrukeren i egen virksomhet som bør risikovurderes?

Oppdeling av anskaffelsen i delkontrakter

Noen virksomheter deler anskaffelsen i flere delkontrakter, for å sikre at flere leverandører samlet vil kunne dekke virksomhetens behov. Oppdeling i delkontrakter kan bidra til å dekke behovet, men også bidra til å sikre god konkurranse på kort og lang sikt, ved at mindre aktører slipper til. Virksomheten plikter å vurdere å dele opp anskaffelsen i delkontrakter for anskaffelser over EØS-terskelverdier. For å sikre gode tilbud og et konkurransedyktig leverandørmarked i fremtiden, kan det være fornuftig å vurdere delkontrakter også dersom virksomhetens tolkebehov er under EØS-terskelverdiene. Les mer om oppdeling av anskaffelser (anskaffelser.no).

Virksomheten kan vurdere å dele opp anskaffelsen etter:

Regioner. For nasjonale/store virksomheter kan det være aktuelt å dele opp anskaffelsen etter geografi.
Tolkeformer. Vurder om det er hensiktsmessig å dele opp anskaffelsen etter oppmøte- og fjerntolking. Dette kan kartlegges gjennom markedsdialog eller en undersøkelse.
Tolkespråk. Det er store forskjeller både i behov og tilgang på tolker i de ulike tolkespråkene, dette er omtalt i tolkefaglig ABC for innkjøpere. Det er kun et fåtall leverandører som formidler tolketjenester på "alle" språk, og som vanligvis deltar i anbudskonkurranser. Det er langt flere mindre leverandører som tilbyr tolketjenester på ett eller flere språk. Ved å dele opp anskaffelsen i språk, vil virksomheten få tilgang på flere leverandører og disse gis mulighet til å delta i konkurransen.

Virksomheten bør også vurdere å inngå parallelle rammeavtaler, for å opprettholde konkurranse for fremtidige konkurranser.

3. Forberede konkurransen

Hensikten med denne delen, er å forberede konkurransen (anskaffelser.no) ved at virksomheten lager en gjennomføringsplan og henvendelse til markedet. Virksomhetens formål med å anskaffe tolketjenester, samt virksomhetens kartlagte tolkebehov, skal beskrives i anbudsdokumentene.

Se konkurransegrunnlag for en gjennomgang av hva virksomheten bør tenke gjennom ved utarbeidelse av konkurransegrunnlaget, rammeavtalen og kravspesifikasjonen, samt vurdering av egnede tildelingskriterier og evalueringskrav.