IMDis personvernerklæring

Når vi sier «behandler personopplysninger» betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem. 

Her finner du informasjon om informasjonskapsler og nyhetsbrev.

Behandlingsansvarlig og behandlingsgrunnlag

IMDi, ved direktøren er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i IMDi. Har du spørsmål knyttet til personvern i IMDi, kan du kontakte personvernombud@imdi.no.

IMDi har i hovedsak sitt behandlingsgrunnlag knyttet til Introduksjonsloven og Integreringsloven med tilhørende forskrift. Formålet med behandlingen av personopplysninger er knyttet tett opp til IMDis samfunnsoppdrag med bosetting og kvalifisering som det viktigste.

Registrert etter introduksjonsloven

Hvorfor behandler vi personopplysningene dine?

IMDi henter inn og bruker dine opplysninger for å utføre disse oppgavene: 

• Behandle saker om bosetting med offentlig hjelp av asylsøkere over 15 år og eventuell familie
• Behandle kartlegginger gjort i mottak og eventuelt deg selv i forbindelse med kompetanse
• Behandle saker om kvalifiseringstiltak slik som norsk i asylmottak, norsk og samfunnskunnskap i introduksjonsprogram
• Behandle og innvilge tilskuddsordninger hvor kommunen søker på grunnlag av bosetting eller kvalifiseringsordninger.

Vi kan også bruke disse opplysningene til rapporteringsformål, samt statistikk og analyse for å forbedre ordninger eller gi innspill til politikkutforming. 

Hva er det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene dine?

Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger i IMDis registre følger av lov om integrering gjennom opplæring, utdanning og arbeid (integreringsloven) og lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere (introduksjonsloven).

Behandling av personopplysninger etter integreringsloven

For behandling av personopplysninger etter 31.desember 2020 følger rettsgrunnlaget av integreringsloven § 41, sammenholdt med § 43.
Etter integreringsloven § 41 første ledd kan offentlige organer behandle personopplysninger, herunder personopplysninger nevnt i personvernforordningen artikkel 9 og 10, når det er nødvendig for å utføre oppgaver i forbindelse med:

a) tiltak for å gi asylsøkere kjennskap til norsk språk, kultur og samfunnsliv

b) tiltak for å gi innvandrere kunnskap og ferdigheter for å kunne delta i det norske samfunnslivet

c) gjennomføring av prøver for dokumentasjon av norskkunnskaper og samfunnskunnskap

d) bosetting av innvandrere

e) utbetaling av tilskudd for tiltak som nevnt i bokstav a, b og d

Behandling av personopplysninger etter introduksjonsloven

For behandling av personopplysninger før 1. januar 2021 følger rettsgrunnlaget av introduksjonsloven § 25, sammenholdt med § 25a. Introduksjonsloven § 25 første ledd gir offentlige organer hjemmel til å behandle samme opplysninger som nevnt i integreringsloven § 41, på samme vilkår.

Opplysninger som kan behandles

Hvilke opplysninger som kan behandles er nærmere regulert i forskrift til integreringsloven (integreringsforskriften) og forskrift om behandling av personopplysninger etter introduksjonsloven.

Hjemmel for opprettelse av IMDInett (NIR og Bosetting)

IMDis registre NIR og Bosetting er opprettet med hjemmel i integreringsloven § 43 første ledd og introduksjonsloven § 25a.

Hvor henter vi opplysningene fra?

IMDi henter inn nødvendige opplysninger fra UDI for å bidra til at du blir bosatt med offentlig hjelp. Vi henter også nødvendige opplysninger som gir grunnlag for at kommunen skal tilby deg kvalifiseringstiltak som er nevnt i introduksjonsloven.

IMDi henter inn nødvendige opplysninger om gjennomføringen av kvalifiseringstiltak fra kommunen du er bosatt i, for å kunne gjøre nødvendig rapporteringer.

IMDi henter også inn opplysninger fra Det sentrale folkeregisteret for å sikre adresseopplysninger, og fra Kompetanse Norge for dokumentasjon på gjennomført opplæring

Hvilke personopplysninger behandler vi?

IMDi behandler personopplysninger som er nødvendige for å løse oppgavene nevnt i punkt 1. Hvilke konkrete personopplysninger vi behandler, er avhengig av oppgaven vi skal løse. 

IMDi vil behandle noen opplysninger uavhengig av sakstype, for eksempel opplysninger om: 

• Identitet (for eksempel navn, fødselsdato, DUF-nummer, kjønn, statsborgerskap)
• Oppholdssted og kontaktinformasjon (for eksempel postadresse, bostedsadresse, epostadresse og telefonnummer)
• Relasjoner til andre (for eksempel familie, verge)
• Utlendingssaken (for eksempel oppholdstillatelse og status i utlendingssaken)

Hvordan behandler vi personopplysningene dine?

IMDi registrerer personopplysningene dine i ulike registre som vi har ansvar for og lagt i et felles system som heter IMDinett:

• IMDinett Bosetting er registeret for at du skal bli bosatt i en kommune. Registeret benyttes av kommunen og IMDi for at du skal bli bosatt i henhold til kriteriene for bosetting med offentlig hjelp. Kommunen ser dine personopplysninger først etter at det er besluttet at du skal bosettes akkurat der.
• IMDinett NIR (Nasjonalt introduksjonsregister) er registeret over din deltakelse i norskopplæring og introduksjonsprogram, opplæring i norsk og samfunnskunnskap og norskopplæring for asylsøkere. Det er kommunen som registrerer selve deltakelsen. Kommunen registrerer også opplæring i norsk kultur og norske verdier i dette registeret.
• IMDi benytter dataene kommunen har registrert på deg i NIR for blant annet å følge deltakelse og utvikling i de ulike ordningen, dette blir brukt for rapportering og offisiell statistikk. Opplysningene om deg er da anonymisert. NIR-registreringene er også dokumentasjon på gjennomført opplæring som skal ligge til grunn for vurdering av permanent oppholdstillatelse og statsborgerskap og overføres tilbake til UDI. 

Hvem har tilgang til personopplysningene dine?

IMDi er et ledd i utlendingsmyndighetenes utveksling av dine opplysninger, og dine personopplysninger kan leses av ansatte i IMDi som har arbeidsoppgaver innenfor de oppgavene som er nevnt i punkt 1.

Kommunene du bosettes i, og som gir deg kvalifikasjonstiltak, har tilgang til opplysninger om deg for å kunne gjøre den faktiske bosettingen samt gi deg de riktige kvalifiseringstiltakene. De har ikke tilgang til saksbehandlingen som gjøres før din utlendingssak er avgjort.

Fylkesmannen kan se hva som er registrert om deg for å kunne føre tilsyn med at kommunen har utført sin plikt overfor deg.

Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine?

IMDi beskytter opplysningene i IMDinett på ulike måter, for eksempel er det strenge regler for hvem som skal kunne se hva – dette er kun godkjente personer hos IMDi, hos den enkelte kommune eller mottak. Vi kontrollerer også hvem som behandler dine opplysninger i IMDinett. I tillegg er det beskyttelse gjennom brannmurer og hvem som har tilgang til IMDis lokaler. 

Hvem utleverer vi personopplysningene dine til?

IMDi har taushetsplikt og det står i loven hvem vi kan utlevere dine personopplysninger til. Dette er:

• Integrerings- og mangfoldsdirektoratet
• Kompetanse Norge
• Arbeids- og velferdsetaten
• Utlendingsdirektoratet
• Utlendingsnemnda
• folkeregistermyndigheten
• kommunene

Vi utleverer i tillegg dine opplysninger til spesifikke forsknings- og statistikkformål, regulert med databehandleravtaler og underlagt introduksjonslovens §25.

Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene dine?

IMDi oppbevarer dine personopplysninger så lenge de er nødvendige for å løse oppgavene i punkt 1, og etter hva som er skrevet i «forskrift om behandling av personopplysninger etter introduksjonsloven».

Hvem er behandlingsansvarlig?

IMDi ved direktør er behandlingsansvarlig.

Hvilke rettigheter har du? (Innsyn, retting, sletting og klage)

Innsyn

Du har rett til å få informasjon om:

• Hvilke konkrete personopplysninger vi har om deg
• Hvor disse er hentet fra
• Til hvilke formål (oppgaver) de blir brukt til
• Om de har blitt gitt videre til noen andre, og hvem de har blitt gitt videre til

Retting av feil

Hvis du oppdager at IMDi har registrert uriktig, har utdaterte eller ufullstendige opplysninger om deg har du rett til å få disse rettet eller oppdatert.

Mulighet til å klage

Hvis du mener at IMDi ikke behandler personopplysningene på måten regelverket krever, kan du klage til Datatilsynet i Norge. Informasjon om hvordan du bør gå frem finner du på Datatilsynets nettsider.

Sletting av personopplysninger

Personopplysninger, som er lagret i IMDis databaser, er nødvendige for at IMDi kan utføre sine oppgaver, for vitenskapelig og historisk forskning, for statistiske formål og for arkivformål. Du vil som hovedregel ikke ha rett til å få slettet disse, jf. personvernforordningen artikkel 17 nr. 3.

Opplysninger om ansatte og jobbsøkere

IMDi behandler opplysninger om ansatte og for å administrere lønn og arbeidsforhold. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsavtale, og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer, og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger, og kan publiseres på våre nettsider.

Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem. Her blir blant annet stillingssøknaden, CV og vedlagte søknadspapirer arkivert/oppbevart.

Andre personopplysninger som arkiveres om arbeidstakere må ha saklig tilknytning til arbeidsforholdet, og kan bare brukes i forbindelse med personaladministrasjon. Personalmapper skal bevares (det vil si at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet jf. statsansatteloven m/forskrift. Personalmapper skal avleveres til Arkivverket. Tilgangen er begrenset til tjenstlig behov.

Dersom du søker jobb hos IMDi trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Alle søknader går gjennom WebCruiter. Du er selv ansvarlig for å legge inn opplysninger i WebCruiter. IMDi arkiverer utvidet søkerliste og innstillingen til aktuell stilling. IMDi arkiverer personalia og søknadspapirer på den som ansettes.

Opplysninger som registreres når du kontakter oss

Telefon

Når du ringer IMDi via sentralbordet vil ditt telefonnummer bli lagret sammen med opplysninger om når du ringte, hvem du ble satt over til og hvor lenge samtalen varte. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som statistikk på aggregert nivå. Etter en periode anonymiseres eksterne numre og komplett logg slettes etter 30 dager.

Hvis du ringer direkte til en ansatt i IMDi vil nummeret bli lagret lokalt på den ansattes telefonlogg, de ansatte blir oppfordret til å slette telefonlogg ved jevne mellomrom.

Når du ringer IMDis kontaktsenter (400 01 960) vil ditt nummer bli lagret sammen med opplysninger om når du ringte og hvor lenge samtalen varte i vårt system for kontaktsenteret. Denne loggen benyttes som statistikk.

E-post

Vi bruker TLS-kryptering for å sikre vår epostkommunikasjon. Vi ber likevel om du ikke sender oss sensitive personopplysninger eller beskyttelsesverdig informasjon per e-post.

Vi skanner all inn- og utgående epost for virus og skadevare

Den berettigede interessen er å beskytte IMDis IKT-infrastruktur

Besøkende til Tollbugata 20

Besøkende skal registrere seg i vårt besøksregister i resepsjonen, og får et midlertidig besøkskort som skal bæres synlig. Besøksregisteret slettes en gang per år. Den berettige interessen er å beskytte IMDis lokaler. 

Kamera

Ved inngangspartiet (utvendig og innvendig) på gateplan i Tollbugata 20 er det montert kamera. Bilder fra disse vises i sanntid i resepsjonen og det gjøres opptak som oppbevares i 7 dager, med automatisk sletting. Det er kun IMDi-ansatte med tjenstlig behov som har tilgang til opptakene. Den berettigede interessen er å sikre tilgangen til IMDis lokaler.

Postjournal og innsyn

IMDi fører en systematisk og fortløpende oversikt over alle inngående og utgående saksdokumenter. Journalen er tilgjengelig på eInnsyn. Journalen inneholder opplysninger om avsender, mottaker og overskrift på saksdokumentet. Personnavn skjermes fra journalen når innførselen er eldre enn ett år.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 c), nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse jf. offentlighetsforskriften §6.

Forespørsler om innsyn i vårt arkiv blir arkivert på en samlesak og journalført på samme måte som et saksdokument.

Opplysninger i forbindelse med seminar, fagverksted, kurs

Når du melder deg på arrangementer, ber vi deg registrere navn, organisasjon, e-post, mobilnummer og stilling. Fakturareferanse registreres når arrangementet har deltakerpris. Med unntak av navn og organisasjon, som kan bli delt med deltakere på arrangementet du deltar på via deltakerlister, deles opplysningene ikke med andre. Listene slettes etter gjennomført seminar eventuelt etter evaluering av seminar/kurs.

På mange av våre arrangementer har vi direktesending/streaming. Det innhentes særskilt samtykke fra den eller de som presenterer temaer. Når du bruker avspilleren samler den inn trafikkdata som blant annet viser hvor mange og hvor lenge du ser på direktesendingen.

IMDi bruker hovedsakelig videoavspillertjenesten Vimeo, men det forekommer også at vi bruker Youtube. Både Vimeo og Youtube samler inn data når du spiller av en video. Dataene brukes til å finne ut hvem og hvor lenge videoene blir brukt.

Opplysninger i forbindelse med påloggingstjenester

Digital kommunikasjon er hovedregelen når forvaltningen kommuniserer med andre.

For å bruke eApply må du benytte en elektronisk ID og logge den inn via ID-porten. ID-porten er en felles innloggingsløsning for offentlige tjenester på internett.

I ID-porten kan du velge mellom fem alternativer for elektronisk ID: MinID, BankID på mobil, BankID, Buypass eller Commfides. En elektronisk ID er viktig for å bekrefte at du er den du utgir deg for å være. ID-porten blir driftet av Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi).

I forbindelse med IMDinett behandler vi personopplysninger for å kunne gi tilgang til systemet for andre etater. Det benyttes to-faktor mekanisme via «Buypass» for å heve sikkerhetsnivået. Det finnes en egen brukeradministrasjonsmodul hvor personopplysninger som navn, kommune, telefonnummer og epostadresse er registrert. Tilgangsstyringen er distribuert, det betyr at det er en kommuneadministrativ bruker som gir tilganger til brukere av systemet innenfor egen kommune. Det skal være tjenstlig behov for slike tilganger. Det er laget brukerroller som gjør at IMDi kan styre og ha kontroll på hvem som skal se hva i databasene.

Opplysninger i forbindelse med bruk av IMDis søknadsportal

Tilskuddsordninger som forvaltes gjennom IMDis søknadsportal er beregnet på fylkeskommuner, kommuner, frivillige eller private virksomheter. IMDi innhenter følgende personopplysninger: navn, e-post, telefonnummer og tilknytning til organisasjon som søker. Formålet er å vurdere og følge opp søknaden. Behandlingsgrunnlaget for innhenting av opplysningene er at den er nødvendig for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse (det vil si tilskudd).

IMDi er forpliktet til å følge arkivloven og legge til rette for offentlig innsyn i forvaltningen av disse tilskuddsordningene. På grunn av dette behandles også personopplysninger med det formål å holde et oppdatert arkiv og legge til rette for offentlig innsyn. Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er at den er nødvendig for å utøve offentlig myndighet, og nødvendig for å overholde rettslige forpliktelser som IMDi er pålagt.

Informasjon om behandling av personopplysninger til beboere på mottak

Se informasjon på flere språk om hvordan IMDi behandler personopplysninger som kommer fram under bosettingssamtalen til beboere på asylmottak. 

Hvordan komme i kontakt med IMDis personvernombud?

IMDi har som offentlig myndighet opprettet et eget personvernombud. Personvernombudet nås på e-post personvernombud@imdi.no.