Mangfoldskommunikasjon i arbeidslivet

Av Magne Dypedahl, Universitetet i Sørøst-Norge.

Mangfoldskommunikasjon

Mangfoldskommunikasjon i arbeidslivet ikke noe nytt. Mennesker har alltid kommunisert på forskjellig vis og hatt ulike måter å tenke på. Og ulikhet er en helt naturlig del av arbeidslivet – og livet ellers. Det er bare å se på nesten ethvert parforhold, helt uavhengig av kulturell bakgrunn. Selv om forholdet er godt, mangler det sjelden på misforståelser og avklaringssamtaler. I arbeidslivet er det like uunngåelig at man tolker ting forskjellig og har behov for å kommunisere om hva som egentlig menes.

Generelt handler det om at mennesker alltid vil ha litt ulike perspektiver på ting. Graden av ulikhet kan være påvirket av personlighet, familiebakgrunn og svært mange andre faktorer. Fokus på nasjonalitet eller andre enkeltfaktorer kan derfor være misvisende. Spørsmålet er hva hvert enkelt menneske – med hele sin bakgrunn – bringer med seg inn i møter med andre mennesker. Og enda viktigere: Hva kan man bidra til å skape? Kultur er ikke bare noe man har med seg – det er noe man skaper sammen. For å skape en god arbeidskultur kan det være en fordel med kompetanse i mangfoldskommunikasjon, som betyr at man må kunne forholde seg konstruktivt til forskjellige kommunikasjonsmønstre og tenkemåter.

Kommunikasjonsmønstre

Kommunikasjonsmønstre betyr i denne sammenhengen hvordan ting presenteres. Et typisk eksempel er hvor direkte eller indirekte noe sies. Hvis man sier noe for direkte, kan noen bli fornærmet. Hvis det er for indirekte, kan det være vanskelig for andre å oppfatte budskapet. Et annet eksempel er i hvilken grad en samtale er mer lineær eller mer sirkulær. Noen er opplært til å kommunisere svært lineært, med fokus på sak og tidsbruk. For noen vil det være mer naturlig å veksle mer mellom temaer, og drive litt relasjonsbygging underveis. Noen kan være mer vant til å fremføre et budskap ved hjelp av å fortelle lange historier. Mens andre er opplært til at man aldri skal være avvisende, som kan innebære at «ja» faktisk betyr nei. Og for å oppdage det, må man kunne fange opp andre signaler enn det som faktisk sies.

Tenkemåter

Tenkemåter er nært knyttet til menneskers verdier, som hva man synes er rett og galt eller hva som er viktig i livet. To eksempler på verdier er ærlighet og lojalitet. Begge disse verdiene er viktige for de fleste, med verdiene kan komme i konflikt med hverandre. Lojalitet til venner og familie kan for noen komme foran alt annet, selv om det skulle innebære at man ikke vil si sannheten. Andre er opplært til at ærlighet går foran alt annet.

Ærlighet kan også påvirkes av hvor stor vekt man legger på å ikke tape ansikt. Nå liker neppe noen å tape ansikt, men hva gjør man hvis man har gjort noe dumt? I norsk samfunnsliv bør man i alle fall innrømme alt hvis man vil unngå å bli hengt ut i media lenger enn nødvendig. Denne strategien er allikevel ikke universell. Det kan bety at toleransen for hvite løgner eller usannsynlige unnskyldninger for noen er ganske høy. Det går bra i en sammenheng der alle involverte parter skjønner at det handler om å redde ansikt. Den ene tenkemåten er generelt ikke bedre enn den andre, men konteksten avgjør hvilken strategi som er klok.

Et annet eksempel på tenkemåter og verdier er hvor hierarkisk eller ikke-hierarkisk man er opplært til å tenke. Det vil si i hvilken grad man forventer og aksepterer at noen er høyere i makthierarkiet enn en selv, enten det er i familien eller på arbeidsplassen. Norge er generelt preget av en ikke-hierarkisk tankegang, selv med helt forskjellige roller i en organisasjon. Sjefen er ikke sjef med stor «S», men en leder man gjerne er på fornavn med. Hvis noen ikke er vant til denne tankegangen, og forventer detaljerte instruksjoner fra «Sjefen», kan det skape usikkerhet.

Jobbkulturen

Det er ikke et ukjent at man i bedrifter og organisasjoner bygger eller skaper en kultur. Det kan være klare strategier med hensyn til hvordan man vil framstå og hvilke verdier man står for. Men dette kan delvis være noe annet enn uskrevne regler for internkommunikasjon og samarbeid. Alle som har byttet jobb – eller bare fått mange nye kollegaer – har antagelig også merket en endring i jobbkultur. En slik jobbkultur kan nok utvikles ganske ubevisst så lenge kommunikasjonsmønstrene og tenkemåtene blant medarbeiderne i utgangspunktet er relativt like. Men jo større variasjonen er, jo større er ofte behovet for å jobbe mer bevisst med internkommunikasjon og samarbeid.

Det kan bety mange samtaler om hva som menes og hvordan ting oppfattes. Kunnskap om forskjellige kommunikasjonsmønstre og tenkemåter kan som nevnt være til hjelp for å ha noen refleksjonsknagger å ta utgangspunkt i. En vanlig metode i interkulturell opplæring er å bruke såkalte relativiseringsskalaer for å få bedre kompetanse i å forholde seg til andre kommunikasjonsmønstre og tenkemåter enn det man er vant til. Det vil for eksempel si at man har en skala fra direkte til indirekte kommunikasjon, eller en skala fra hierarkisk til ikke-hierarkisk tenking. Dette er kun modeller, men det kan være en fordel å visualisere hvordan man ofte kommuniserer med litt forskjellige utgangspunkt, og det er ikke minst nyttig å kunne se eget ståsted i forhold til – eller relativt til – andres ståsteder. Det å «relativisere» eget ståsted gjør det blant annet lettere å se mer objektivt på eget kommunikasjonsmønster og egen tenkemåte i møte med andre.

Slike skalaer bygger på en tradisjon innenfor fagfeltet interkulturell kommunikasjon som kan knyttes til teoretikere som Edward T. Hall, Geert Hofstede og Fons Trompenaars. Dette er kjente pensumnavn fra kurs i organisasjon og ledelse verden over. Utfordringen er at disse teoretikerne ofte brukes til å diskutere nasjonale forskjeller og kultur på en statisk måte – det vil si med mindre fokus på det dynamiske eller fleksible i møter mellom mennesker. På en norsk mangfoldsarbeidsplass vil medarbeidere i alle tilfeller ha en så sammensatt bakgrunn at det ikke bør trekkes noen konklusjoner om hverken det ene eller andre før man har blitt kjent med den enkelte medarbeideren. Samtidig kan all kunnskap om relativiseringsskalaer være svært nyttig. Det gjelder bare å bruke denne kunnskapen som refleksjonsverktøy i eller etter møter med enkeltmennesker – ikke til å trekke generelle konklusjoner før man har møtt noen.

Uansett metode, for å lykkes med mangfoldskommunikasjon er kanskje de viktigste forutsetningene gjensidig respekt, nysgjerrighet og vilje til å finne gode løsninger. Målet er å finne gode samarbeidsformer – ikke å ta bort mangfoldet. Mangfoldskommunikasjon kan kreve mer tid, mer bevissthet og mer kunnskap, men til gjengjeld gir det bedriften eller organisasjonen en bredde og en kompetanse som er svært verdifull i alle sammenhenger.

Ti råd for mangfoldskommunikasjon

1. Det er bedre å ikke forstå enn å misforstå.
   Vi er ofte raske til å trekke konklusjoner, men det er ikke alltid budskapet er like opplagt som vi tror. Noen ganger misforstår vi fordi budskapet er godt skjult mellom linjene. Andre ganger overskygges budskapet fordi vi lar oss irritere av kommunikasjonsstilen. I alle tilfeller kan det være klokt å beholde roen og stille kontrollspørsmål for å finne ut hva det egentlige budskapet er.
2. Sett ord på ting som kan virke opplagt.
   Andre mennesker er ikke tankelesere. Det er ofte ikke nødvendig å forklare ting i detalj når vi er sammen med familie og mennesker vi er oppvokst sammen med. Andre kan trenge langt flere ledetråder. Noen kan også si at ting er forstått av ren høflighet. Spør gjerne om hvordan noe er oppfattet.
3. Vær tydelig på hva slags tidskultur som er ønsket.
   Forholdet til tid kan være svært forskjellige i folks privatliv, men det er fullt mulig å skape en felles forståelse for hvordan tid skal tolkes på jobb. Det skaper gjerne frustrasjon hvis medarbeidere ikke møter samtidig til møter.
4. Vær åpen for at det er mange måter å kommunisere og diskutere på.
   Selv om det er best å møte samtidig til møter, bør man være åpen for at budskap kan presenteres på forskjellige vis, og med forskjellig tidsbruk. Noen kan for eksempel bruke langt flere ord enn man er vant til, mens en annen variabel er graden av emosjonell argumentasjon. Uansett gjelder det å lytte etter budskapet og ikke la seg avlede eller irritere av måten ting blir presentert på.
5. Vær åpen for at det er mange måter å tenke på.
   Det kan være de små nyansene som de mest utfordrende. Noen kan være litt mer opptatt av hva familie og venner mener enn det som er vanlig i en mer individualistisk tankegang. Mens andre kan forvente en litt mer hierarkisk struktur enn det man er vant til.
6. Noen kan ha større behov for å bevare ansikt enn andre.
   Det varierer hvordan mennesker reagerer på å tape ansikt. Noen kan instinktivt prøve å unnskylde ting som ikke har gått etter planen. Ta det uansett ikke opp i plenum hvis en situasjon oppstår, men diskuter på tomannshånd hva som fungerer best på arbeidsplassen.
7. Det er ikke alltid mulig eller ønskelig å skille sak og person.
   Det å skille sak og person kan være en god strategi i mange sammenhenger, men det er ikke noe universelt. Mange ser sin egen person som så nært knyttet til rollen på arbeidsplassen at det meste er ganske personlig. Det kan være klokt å bruke tid på relasjonsbygging og ikke bare være saksorientert.
8. Prøv alltid å se ting fra andre menneskers perspektiver.
   Empati er viktig for all kommunikasjon. Det betyr ikke at man kan sette seg helt inn i et annet menneskes situasjon, men man kommer langt ved å være empatisk og prøve å forstå.
9. Ikke vær redd for å gi gode råd.
   Det er dumt å bare se på at andre skaper irritasjon eller opptrer uklokt i sammenhenger der man kjenner kodene og mener man vet hva som fungerer best. Vi har alle har et repertoar av kommunikasjonsstiler og væremåter vi kan operere innenfor, uten at det går på bekostning av integritet. Man kommuniserer for eksempel forskjellig med en god venn og med svigermor. Det er fullt mulig å kommunisere mer direkte, mer indirekte, snakke mer, snakke mindre, være litt mer intensiv, være litt mindre intensiv, osv. Mennesker som respekterer hverandre og vil hverandre vel, bør gi hverandre gode råd. Og de fleste av oss tar gjerne imot gode råd når vi skal vi skal opptre i situasjoner vi ikke kjenner så godt.
10. Respekt for andre mennesker overskygger det meste.
    Noen blir redde for å si eller gjøre ting som kan støte andre i sammenhenger der det er mye mangfold. For det første: Likhetene mellom mennesker vil alltid være langt flere enn ulikhetene uansett hvor mye mangfold det er. For det andre: Med gjensidig respekt er det gjerne mye rom for å prøve og feile når man lærer hverandre å kjenne.

For mer informasjon om mangfoldskommunikasjon: Magne Dypedahl & Henrik Bøhn. (2017). Veien til interkulturell kompetanse (2. utgave). Bergen: Fagbokforlaget.