Hjelpeside for IMDis søknadsportal

Hva du finner i søknadsportalen

Registrering og innsending av søknader og behandling og oppfølging av disse skjer via søknadsportalen. Alle dokumenter i forbindelse med en søknad blir tilgjengelige gjennom søknadsportalen. Søker kan sende og motta meldinger via portalen. Brev om vedtak sendes fra oss via Svar Ut i tillegg til at de blir tilgjengelige som vedlegg i saken i søknadsportalen. 

Gå til søknadsportalen

Kom i gang 

Opprett bruker og logg inn

Alle som ønsker å søke må opprette en bruker for sin organisasjon (virksomhet, stiftelse, forening, kommune eller fylkeskommune). Det gjøres ved at den som logger inn knytter sin personlige identitet til en organisasjon som søkes opp i systemet. Opplysningene om organisasjonen hentes automatisk fra Enhetsregisteret. Vi oppfordrer dere derfor til å sørge for at dataene i Enhetsregisteret er korrekte og oppdaterte til enhver tid. 

Innlogging og brukerregistrering gjøres med elektronisk ID gjennom ID-porten. Søkere kan velge mellom alternativene BankID (på mobil), Buypass ID og Commfides for innlogging. Slik skaffer du deg elektronisk ID.

Ved første gangs innlogging må brukeren godkjennes. Den første personen som registrerer seg for å representere en organisasjon blir automatisk administrator og må godkjennes av IMDi. Øvrige brukere blir godkjent av administrator. Les mer om tilgangsnivåer. 

Send søknad

På forsiden i søknadsportalen finner du oversikt over utlyste tilskudd, søknader under arbeid og søknader organisasjonen har sendt inn. Her står også opplysningene som er registrert om organisasjonen og om dere eventuelt har noen oppgaver å utføre (for eksempel godkjenne ny bruker, fylle ut revidert søknad, sende inn rapport osv.). 

Søknaden skal godkjennes i IMDis søknadsportal av organisasjonens leder eller av den som har fått delegert myndighet til slike oppgaver. Innsendt søknad regnes som elektronisk signert. Når søknaden er innsendt, vil den bli behandlet av IMDi. Dersom noe dokumentasjon mangler, vil saksbehandler etterspørre dette gjennom systemet og varsle den personen dere har oppgitt som kontaktperson i saken via e-post. Les mer under Utfylling av søknad.

Rapportering og oppfølging

All rapportering på innvilgede tilskudd skjer gjennom søknadsportalen.

Skjemaer for å rapportere vil være tilgjengelige i god tid før tidsfristen. Søker vil få melding om at oppgaven å fylle ut rapportskjema ligger klar i søknadsportalen. Les mer om oppgaver under Oppgaver og meldinger.

Oppfølging av hele saken – fra innsendt søknad via vedtak, aksept og rapportering – skjer gjennom søknadsportalen. 

Opplæringsfilmer

Tilgangsnivåer

Administrator

Den første personen som oppretter en bruker for en organisasjon, blir automatisk organisasjonsadministrator. Opprettelsen av denne brukeren må verifiseres av IMDi. Vi anbefaler at det velges en som kjenner organisasjonen godt og som er tilgjengelig for eventuelle andre brukere i organisasjonen. 

Organisasjonsadministrator er overordnet ansvarlig for brukerprofilen til organisasjonen. Organisasjonsadministratoren kan godkjenne andre brukere og deres tilknytning til organisasjonen, i rollene som standard bruker og leder. Organisasjonsadministrator kan også sende inn søknader og rapporter, følge opp egne søknader og oppdatere informasjon om organisasjonen.

Organisasjonsadministrator kan tildele rollen organisasjonsadministrator til andre enn seg selv. Det betyr at flere enn en person i organisasjonen kan ha denne rollen parallelt.

Leder

I søknadsportalen er en leder en person som har blitt bekreftet som leder av organisasjonen av organisasjonsadministrator. Det kan være rådmann, fylkesrådmann, daglig leder, enhetsleder eller andre som har fått delegert myndighet til slike oppgaver. Lederrollen vil bli kontrollert av IMDi mot offentlige registre.

Leder må godkjenne søknad og er den som fullfører innsendingen. Godkjenningsprosessen sikrer at ikke feil personer sender inn søknader på vegne av organisasjonen.

Standard bruker

I søknadsportalen er en standard bruker en person som organisasjonsadministrator har godkjent.

Dersom en ny bruker sender inn en forespørsel om å representere organisasjonen, vil organisasjonsadministratoren få en oppgave (med varsel på e-post) om å godkjenne dette. Dersom organisasjonsadministratoren godkjenner søkeren, vil denne bli lagt til som standard bruker og kan skrive søknad og sende den til leder for endelig innsending.

Godkjenningsprosessen sikrer at ikke feil personer sender inn søknader på vegne av organisasjonen.

En standard bruker har tilgang til å se og utføre oppgaver i alle søknader for organisasjonen, både utkast og innsendte søknader. 

Brukerrettigheter  – hva kan ulike brukere gjøre?
Standard bruker	Opprette og sende søknader til ledergodkjenning Lese alle søknader hos organisasjonen Lese all korrespondanse på saker som finnes for organisasjonen Fylle ut rapportskjema på mottatt tilskudd på alle saker Redigere egen kontaktinformasjon Motta og utføre oppgaver fra IMDi i forbindelse med søknad og rapport Motta og svare på meldinger fra IMDi i forbindelse med søknad og rapport
Leder	Leder har samme rettighetene som standard bruker når det gjelder søknader og rapportering, se over Godkjenne og sende inn søknader, akseptskjema og rapporter til IMDi Redigere egen kontaktinformasjon
Administrator	Administrator har også samme rettighetene til bruker når det gjelder søknader og rapportering, se over Godkjenne brukere for sin organisasjon Invitere nye brukere Tildele roller som administrator og leder for organisasjonen Redigere kontonummer for organisasjonen Redigere egen kontaktinformasjon

Utfylling av søknad

Søknadsskjemaene ligger under knappen «Søk tilskudd» på startsiden.

Der finner du lenker til søknadsskjemaene for de enkelte tilskuddsordningene og søknadsfrister. Her vil det også gå fram hvilke opplysninger og dokumentasjon som må innhentes før en søknad kan sendes. Disse opplysningene finnes også på siden over IMDis tilskuddsordninger.

Under knappen «Søknader under arbeid» på startsiden ligger utkast til søknader som er påbegynt for organisasjonen.

Under knappen «Alle saker» på startsiden finner du alle søknader og etter hvert rapporter som er sendt inn på vegne av organisasjonen, enten de er under behandling eller avsluttet. Se kolonnen «Status» for detaljer.

Søknadsskjemaene er delt i flere seksjoner som «Generelt», «Mål og målgrupper», «Prosjekt» og «Økonomi» og søkere skal skrive inn relevante opplysninger under hver seksjon. Opplysningene kan fylles ut i ønsket rekkefølge, for all informasjon vil bli automatisk lagret med jevne mellomrom, også når dere flytter dere fra en seksjon til en annen. Søkere kan også lagre underveis ved å trykke på Lagre. Dermed kan man begynne på søknaden én dag, arbeide med den, ferdigstille den og sende den inn senere. 

Felt som er markert med * er obligatoriske og må fylles ut før søknaden sendes inn. Dersom et felt ikke er korrekt utfylt når man kommer til slutten av skjemaet, vil seksjonen bli markert med et utropstegn. Feltet som inneholder feil eller mangler markeres med rødt og en feilmelding med informasjon om hva feilen er. Søkere kan ikke sende inn skjemaene før alle feil er korrigert og alle obligatoriske felt er riktig fylt ut.

Oppgaver og meldinger

Oppgaver finner du under «Mine oppgaver» på startsiden.

Den brukeren som har registrert søknaden i portalen får tilsendt oppgaver og mottar korrespondanse relatert til saken.

Tilsendte oppgaver blir synlige under menyvalget «Mine oppgaver». Andre i organisasjonen enn kontaktpersonen kan også utføre oppgaver som utfylling av aksept- eller rapportskjema, men disse er ikke synlige under «Mine oppgaver». Oppgavene er likevel tilgjengelige i selve saken som man finner under menyvalget «Alle saker».

Eksempler på oppgaver:

• fylle ut og sende inn revidert søknad og aksept av tilskudd, rapporter med revidert budsjett og lignende
• godkjenning av søknad (leder)
• godkjenning av bruker (organisasjonsadministrator)

Brukere kan motta og sende meldinger i systemet. Nye meldinger knyttet til en sak vil være synlige fra startsiden som snakkebobler på knappen «Alle saker». I tillegg får sakseier varsel om ny melding på e-post.

Eksempler på meldinger:

• spørsmål til saksbehandler
• spørsmål fra IMDi om søknaden
• krav om å sende inn ny eller manglende dokumentasjon

Dersom man vil endre hvem som får tilsendt varsler om oppgaver og meldinger i portalen, gjøres dette ved å gå inn i saken i portalen og trykke på «Endre sakseier»-knappen til høyre. 

Organisasjonsprofil og brukerprofil

I toppmenyen ser du navnet ditt og hvilken organisasjon du representerer. Ved å trykke på navnet ditt får du frem en meny med mulighet til å se data om din egen personlige bruker under "Min profil", enten du er administrator, leder eller standard bruker. Det er mulig å endre kontaktinformasjon her.

Organisasjonsadministrator finner under «Administrer organisasjon» en oversikt over brukere som kan representere organisasjonen, om de er aktive eller inaktive, og hvilken rolle den enkelte har i systemet. Administrator har mulighet til å gi andre brukere tilgang og endre rettighetene deres. 

Administrator kan også oppdatere kontonummer for organisasjonen dersom tilskudd fra IMDi skal utbetales. 

Tilknytning til flere organisasjoner

Brukere kan være tilknyttet flere ulike organisasjoner i søknadsportalen. Dersom du skal representere en ny organisasjon kan du enten trykke på "Søk tilknytning til ny organisasjon" fra førstesiden, eller fra menyen som kommer frem når du trykker på navnet ditt oppe til høyre i portalen.

Etter at tilknytningen er godkjent kan du når som helst veksle mellom ulike organisasjoner du er tilknyttet. Dette gjør du i menyen som kommer frem når du trykker på navnet ditt oppe til høyre. 

Hjelp fra IMDi

Dersom dere opplever problemer med å opprette ny bruker, fylle ut eller sende inn søknad, endre administrator, leder eller bruker, kan dere kontakte IMDi. Ta kontakt med saksbehandler(e) på den enkelte tilskuddsordningen via meldingsfunksjonen i portalen gjennom en påbegynt søknad.

Dersom du har problemer med pålogging finner du kontaktinformasjon for aktuell tilskuddsordning.

IMDi kan ikke hjelpe dere med å opprette elektronisk ID for innlogging eller endre informasjon om organisasjonen i Enhetsregisteret.

Brukerstøtte ID-porten

Dersom dere trenger hjelp for å bruke elektronisk ID (innlogging gjennom ID-porten), kontakt Direktoratet for forvaltning og ikt (Difi):

Grønt nummer: 800 30 300 (betjent hverdager kl. 08.00 – 15.30)

E-post: brukerstotte@difi.no

Nettside: http://www.eid.difi.no/nb/id-porten

Brukerstøtte Enhetsregisteret

Endringer i registrerte opplysninger i Enhetsregisteret må gjøres gjennom Samordnet Registermelding i Altinn.

Brukerveiledning: 75 00 75 00

Sentralbord: 75 00 75 09

Kontaktskjema: https://www.brreg.no/om-oss/kontakt/

Betjent hverdager kl. 08.00 – 15.00.

Ofte stilte spørsmål

Brukerregistrering og rollefordeling

 

1. Det står at jeg ikke har noen leder i organisasjonen min. Hva skal jeg gjøre?

Se etter navnet ditt oppe til høyre. Står det «organisasjonsadministrator» etter navnet ditt der? 

Hvis ja: Du er organisasjonsadministrator og kan gi andre personer tilgang.

• Trykk på navnet ditt for å få frem nedtrekksmenyen
• Klikk på «Administrer organisasjon»
• Velg «Brukeradministrasjon» nederst på siden
• Se om du finner navnet på den personen som skal være leder
• Hvis du finner navnet på personen som skal være leder:
  • Trykk «Rediger» til høyre
  • Huk av i boksen «Leder for organisasjon» og lagre
  • Gi ev. beskjed til leder om å logge seg ut og inn i portalen for at nye rettigheter skal ta effekt.

• Hvis du ikke finner navnet på personen som skal være leder:
  • Klikk på «Inviter bruker»
  • Fyll ut navn og e-post og huk av i boksen «Leder for organisasjon» til høyre
  • Send invitasjon
  • Personene du nå har invitert vil få en e-post med en lenke for å logge inn på portalen.

 

Hvis nei: Du har ikke administratorrettigheter:

• Be din leder gå inn på https://etilskudd.imdi.no og registrere seg som bruker med tilknytning til deres organisasjon (se punkt 2).
• Organisasjonens administrator må godkjenne leder og bli gitt rollen «Leder for organisasjon».
• Dersom du er i tvil om hvem som er organisasjonsadministrator for deres organisasjon, ta kontakt med IMDi.

 

2. Jeg har fått beskjed fra en annen i organisasjonen at jeg har blitt invitert inn i søknadsportalen, men har ikke fått invitasjon på e-post. Hva gjør jeg?

Sjekk om e-posten har kommet i spam-boksen. Hvis ikke:

• Gå til søknadsportalen på https://etilskudd.imdi.no og klikk på «Logg inn»
• Logg inn med din elektroniske ID
• Fyll ut feltene for å opprette bruker
• Husk å velge riktig organisasjon

3. Jeg kan ikke sende inn søknad fordi jeg får feilmelding om at det ikke er noen leder i organisasjonen. Hva skal jeg gjøre?

Følg anvisningene i punkt 1.

 

4. Jeg har forsøkt å invitere min kollega (gjerne flere ganger). Han kommer ikke inn. Hva skal vi gjøre?

Har vedkommende fått invitasjons-e-post? Personen må også sjekke i sin spam-boks. Hvis ikke, be kollegaen din følge anvisningene i punkt 2 for å opprette bruker.

 

5. Jeg har søkt om tilknytning til organisasjon, men ikke fått noe svar.

Ta kontakt med IMDi.

 

6. Jeg har prøvd å opprette bruker i søknadsportalen, men kommer ikke videre fra steg 2/3 i opprettelsen. Hva skal jeg gjøre?

• Sjekk om du har fått en e-post for å verifisere adressen din.
• Følg lenken i e-posten
• Fullfør registrering

7. Jeg prøver å opprette bruker i søknadsportalen, men har ikke fått noen verifiserings-epost. Hva gjør jeg?

Start registrering på nytt (du har antakelig skrevet e-postadressen feil.)

 

8. Jeg har fått e-post med oppgave om å godkjenne ny bruker i min organisasjon. Hvordan gjør jeg vedkommende til leder eller organisasjonsadministrator?

• Klikk på lenken i e-posten.
• Du ser oppgaven der du kan godkjenne eller avvise brukeren. Gjør en av delene.
• Ny godkjent bruker blir «Standard bruker». For å gjøre vedkommende til leder eller organisasjonsadministrator, gjør følgende:
  • Klikk på navnet ditt øverst til høyre.
  • I menyen under, klikk på «Administrer organisasjon»
  • Følg anvisninger for å tilordne roller under punkt 1 b.

9. Jeg ønsker å laste ned en kopi av søknaden, akseptskjemaet eller rapporten som er sendt inn via søknadsportalen.

• Trykk på «Meny» eller sidetittelen «Søknadsportalen»
• Trykk på «Alle saker»-knappen
• Velg/trykk på den aktuelle saken der
• Finn overskriften «Dokumenter» på høyre side i saksbildet, under denne ligger alle innsendte dokumenter/skjemaer
• Trykk på ønsket dokumnet/skjema, da vil det bli synlig i vinduet til venstre i bildet
• Trykk på den grå «Last ned PDF»-knappen oppe for å laste ned PDF

Rapportering 2019

10. Jeg skal fylle ut rapportskjema for 2019, men finner ikke saken jeg skal rapportere på.

• Trykk på «Meny» eller sidetittelen «Søknadsportalen» 

• Trykk på «Alle saker»-knappen

• Velg/trykk på den aktuelle saken der

• Finn overskriften «Oppgaver» på høyre side i saksbildet, under denne er en linje der det står «Rapport»

• Trykk på «Rapport» for å komme til rapportskjemaet

• Hvis du fremdeles ikke finner saken, ta kontakt med ordningens kontaktperson hos IMDi. Ha følgende opplysninger klare: 

  •  Organisasjonsnummer og navn på organisasjonen du representerer i søknadsportalen 

  • Navn på ordningen du skal rapportere på

11. Jeg har fulgt oppskriften i punkt 10, men ser ingen rapport under «Oppgave». Hva gjør jeg?

• Rapporten er sendt inn allerede og du trenger ikke å gjøre noe mer.
• Saken finner du under«Alle saker» startsiden. Hvis du ikke finner saken, ta kontakt med ordningens kontaktperson hos IMDi

Kommuner og fylkeskommuner med nytt organisasjonsnummer etter 1.1.2020

Noen kommuner og fylkeskommuner får i forbindelse med kommunesammenslåinger og regionreform nye organisasjonsnumre fra 1.1.2020. De vil opptre som nye organisasjoner i søknadsportalen.

12. Jeg har en brukerprofil i en kommune/fylkeskommune som får nytt organisasjonsnummer og som vil søke om tilskudd for 2020. Hva må jeg gjøre?

• Du må søke om tilknytning til det nye organisasjonsnummeret i søknadsportalen, se veiledning under punktet Tilknytning til flere organisasjoner.
• Dersom du er første person som søker om tilknytning til det nye organisasjonsnummeret får du automatisk rollen som organisasjonsadministrator, denne rollen kan du når som helst tildele andre i organisasjonen dersom det er behov for det. Se mer informasjon under punktet Tilgangsnivåer.
• Rådmann/fylkesrådmann eller den med delegert myndighet til å godkjenne søknader og rapporter på organisasjonens vegne må også inviteres inn eller søke om tilknytning til det nye organisasjonsnummeret.
• For veiledning til å invitere inn andre brukere til den nye organisasjonen, se veiledning under spørsmål 1 over.